امروزه با معرفی گوشی های هوشمند و تبلت ها شیوه ی استفاده از ایمیل به شدت تغییر پیدا کرده است. بعضی از افراد از شیوه های رسمی نامه نویسی در ایمیل فاصله گرفته اند و به جای آن با استفاده از برنامه های پیام رسان به حالت گفتگو با بقیه ارتباط برقرار می کنند. به هرحال در محیط کاری باید اطمینان حاصل کنید که معیار های خاصی را در نوشتن ایمیل رعایت کنید تا به واسطه ی آن حرفه ای بودن خودتان را ثابت کنید. اینجا یک سری از اشتباهات ایمیلی که متداول هستند گردآوری شده است.
روش درست سلام و احوالپرسی و پایان دادن به متن
اکثر مواقع یک ایمیل ما را غافلگیر می کند و ما سعی می کنیم تا جایی که ممکن است با سرعت جواب آن را تایپ کنیم و تنها اطلاعاتی که خواسته شده را در آن بگنجانیم. ولی در هر صورت مسائلی وجود دارند که باید آن ها را در نوشتن ایمیل رعایت کنیم. اطمینان حاصل کنید که گیرنده ی ایمیل را به درستی مورد خطاب قرار دهید: آقای مایلز عزیز، سلام جان. با توجه به فرد مورد نظر که ممکن است همکار شما باشد، مشتری شما باشد و یا با او در یک دوره ی آموزشی آشنا شده باشید عبارت مناسب را انتخاب کنید. همچنین اطمینان حاصل کنید که با عبارتی مناسب متن ایمیل را به پایان برسانید.
این کار کمک می کند که فرد گیرنده بداند ایمیل از کجا شروع می شود و کجا پایان می یابد. مخصوصا اگر ایمیل شما حاوی گفتگوی های پیشین هم باشد. بعلاوه این کار می تواند به شخصیت شما یک حالت رسمی و حرفه ای اضافه کند. با این رفتار افراد بیشتر شما را جدی می گیرند.
وقتی می خواهید برای پایان دادن به ایمیل عبارتی پیدا کنید می توانید در آن کمتر رسمی باشید و یا یکی از بخش های گفتگو را برای این کار استفاده کنید. به عنوان مثال: از اینکه اطلاعات را برای من فرستادی متشکرم، موفق باشی، مشتاق دیدار تو در روز یکشنبه هستم. تمام این جملات رسمی نیستند ولی برای تمام شدن یک نامه مناسب به نظر می رسند و می توانند برای متنی که نوشته اید به عنوان یک جمله ی خاتمه استفاده شوند.
کلید اصلی، موضوع ایمیل است
به موضوع یا Subject ایمیل بیشتر از بقیه ی بخش ها توجه می شود و می تواند روی ارائه ی متن اصلی تاثیر مهمی داشته باشد. موضوع چیزی ست که مخاطب شما به عنوان اولین علامت از یک ارتباط با شما می بیند، بعلاوه می تواند فواید بسیاری داشته باشد. می توانید از بخش های مهم خود متن استفاده کنید، ذکر کنید که ایمیل شما فوری است و اعلام کنید که تا روز یکشنبه باید به ایمیل پاسخ داده شود یا لازم نیست به این ایمیل پاسخی ارسال کنید.
می توانید شیوه ی استفاده ی مخاطب از ایمیل را تعیین کنید و با ارائه ی یک دید کلی نسبت به متن، هضم مطالب را ساده تر کنید. ولی در صورتیکه پیام های گذشته هم در متن ایمیل جا داده شده و یا ایمیلی گروهی است، موضوع ایمیل باید با خط اول عنوان متن همخوانی داشته باشد.
پاراگراف اول منظور اصلی کل متن را می رساند
در پاراگراف اول ایمیل منظور اصلی را بگنجانید مخصوصا اگر قصد دارید یک ایمیل طولانی بنویسید. این کار مثل یک معرفی سریع است و می تواند در مسیر خواندن بقیه ی مطالب به خواننده کمک کند. همچنین با سرعت اطلاعاتی که می خواهید به مخاطب انتقال دهید را در اختیار او قرار می دهد. به عنوان مثال به این صورت ایمیل را شروع کنید:
سلام فرد
این ایمیل را برای تو فرستادم تا تو را در جریان جزئیات جدید قرار دهم و نظر تو را در مورد آن ها بخواهم.
کاری که انجام دادیم این بود که …
اگر این ایمیل تنها برای منتقل شدن اطلاعات فرستاده شده بود، فرد با دید انتقادی به اطلاعاتی که در متن گنجانده شده بود نگاه نمی کرد. پس وقتی از او خواسته شد که نظرش را با توجه به اطلاعات دریافتی اعلام کند او سعی می کند که متن ایمیل را با دید انتقادی بخواند و در فهم مطلب تلاش بیشتری کند.
بهترین روش برای نوشتن پاراگراف اول این است که در سه بخش گنجانده شود: سلام و احوالپرسی، نمایی کلی از محتوای متن و نتیجه ی مورد نظر. این کار نه تنها به خواننده ی ایمیل کمک می کند بلکه به شما هم کمک می کند که بدانید قرار است در این ایمیل چه مطالبی را بنویسید در نتیجه به نفع هردوی شما است.
به مخاطب توجه کنید
این مورد شبیه به نکته ی اول است ولی بیشتر به متن ایمیل مرتبط می شود. یکی از بزرگترین و متداول ترین اشتباهات ایمیلی که دیده ام (با توجه به مطالعات دانشگاهی که داشته ام) زمانی ست که افراد به استاد با این لحن ایمیل می زنند:
سلام جان
می توانی پیشنهادات و انتقادات را برای من بفرستی؟
مرسی
با این که امروزه دانشگاه جای مناسبی برای نشان دادن غیر رسمی بودن افراد نیست، بین غیر رسمی بودن و احترام قائل نشدن یک مرز وجود دارد. با توجه به گیرنده ی ایمیل لازم است اطمینان حاصل کنید که با لحن صحیح مطالب را بیان می کنید. مثلا اگر برای یکی از همکاران ایمیل می فرستید می توانید به هر نحوی که می خواهید غیر رسمی باشید ولی وقتی قصد دارید یک رابطه ی حرفه ای برقرار کنید تا جایی که می توانید حرفه ای رفتار کنید.
وقتی مرز بین فضای کاری و دوستی محو می شود در روابط کاری مشکلاتی بوجود خواهد آمد.
موقعیت درست برای فرستادن ایمیل را بشناسید
گاهی اوقات یک گفتگوی رو در رو بهترین انتخاب است. بار ها دیده ام که افراد از ایمیل برای فرستادن بازخورد های منفی، و خبر برکنار شدن فردی از کار استفاده می کنند و این کار از نظر من غیر اخلاقی محسوب می شود. اگر قصد دارید خبر بدی را منتقل کنید، بازخورد سازنده ای داشته باشید و یا با یکی از همکاران ارتباط برقرار کنید استفاده از ایمیل راه مناسبی نیست. اگر نمی توانید بصورت رو در رو این کار را انجام دهید، می توانید از یک تماس تلفنی کوتاه یا یک یادداشت استفاده کنید. روش های مختلفی برای فرستادن پیام وجود دارد، بهتر است تمام آن ها را امتحان کنید تا بهترین آن را مطابق با کاری که انجام می دهید پیدا کنید.
شرایط مناسب برای استفاده از کلمات مخصوص مکالمات اینترنتی (مانند LOL) را بشناسید
به نظر من این طرز صحبت در هیچ شرایطی جایز نیست و باور دارم که باید همیشه از زبان بصورت اصیل استفاده کرد. استفاده از این دست کلمات تنها به افراد تنبل محدود می شود. تنها شرایطی که می توانید از کلمات مخصوص استفاده کنید زمانی ست که از طریق SMS ارتباط برقرار می کنید. ایمیل یک روش رسمی برای برقراری ارتباط مانند نامه است به همین دلیل باید هر بار اطمینان حاصل کنید که از مناسب ترین کلمات استفاده می کنید و پیش از فرستادن متن املای درست کلمات را چک کنید. دلیل دیگر برای نا مناسب بودن این کلمات این است که ممکن است بعضی از افراد با این کلمات آشنایی نداشته باشند یا برای فهم آن دچار مشکل شوند. پس اگر می خواهید مطمئن شوید متن ایمیل شما قابل فهم است نکات گرامری و املایی را رعایت کنید.
قبل از فرستادن بازبینی کنید
همه ی ما می توانیم اعتراف کنیم که تا به حال ایمیلی را برای فردی به اشتباه فرستاده ایم و با استرس فراوان منتظر گرفتن پاسخ نشسته ایم. همیشه قبل از فرستادن ایمیل چک کنید که آن را برای گیرنده ی صحیح می فرستید، املای کلمات صحیح هستند و عنوان ایمیل به درستی نوشته شده. تا به حال موارد زیادی پیش آمده که افراد ایمیل هایی با موضوع نامناسب فرستاده اند و یا در بخش CC آدرس ایمیل افراد نا مربوطی را اضافه کرده اند. اگر بعد از چک کردن و پس از فشار دادن دکمه ی ارسال به یک اشتباه پی بردید و از گوگل استفاده می کنید باز هم راهی وجود دارد که جلوی آن را بگیرید. این روش در انتهای مطلب نوشته شده است.
CC و BCC
ممکن است بخواهید فردی را به لیست گیرنده های ایمیل اضافه کنید. همیشه قبل از اضافه کردن گیرنده ها به قسمت CC خوب فکر کنید. آیا گیرنده ی این ایمیل از دیدن نام فرد دیگر در لیست گیرنده ها در موقعیت بدی قرار می گیرد؟ اگر ایمیلی را به یک فرد خاص می فرستید اضافه کردن یک گیرنده ی دیگر به بخش CC به جای اضافه شدن به بخش BCC حرکتی ناشیانه به حساب می آید. یک نمونه از این کار زمانی ست که اطلاعاتی را به گروهی از افراد می فرستید و مایل نیستید که گیرنده ها بدانند که این اطلاعات را به همه ی افراد گروه فرستاده اید و یا این اطلاعات محرمانه را به یکی از رقیبان انتقال داده اید. همیشه قبل از فرستادن ایمیل خوب فکر کنید. این ایمیل می تواند روی گیرنده ها چه تاثیری داشته باشد؟
پاسخ گروهی یا پاسخ فردی؟
آیا می خواهید جواب این ایمیل به کل افراد شرکت فرستاده شود؟ چنین کاری به جز در موارد ایمیل گروهی کار اشتباهی محسوب می شود. اطمینان حاصل کنید که تنها در صورتیکه پاسخ شما به تمام افراد مرتبط می باشد بخش Reply All را انتخاب کنید. اگر این ایمیل تنها پاسخی به یک تقاضای بی اهمیت است لازم نیست تمام افراد گروه از آن سر در بیاورند. همیشه در هر شرایطی دقت کنید که چه کسی لزوما باید این ایمیل را دریافت کند. تنها در شرایطی تمام اعضای شرکت یا گروهی بزرگ از افراد باید گیرنده ی یک ایمیل باشند که: تغییری بزرگ در حال وقوع است که تمام افراد را تحت تاثیر قرار می دهد، تغییر وضعیت اقتصادی و عملکردی به وقوع می پیوندد، اعلامیه های گسترده ی شرکت، بازخورد های عمومی که به تمام شرکت ها فرستاده می شود. بعلاوه اگر فرستادن این ایمیل ها ادامه پیدا کند می تواند باعث ایجاد جدایی بین یک تیم و دیگر اعضای موسسه شود و در اعضا دلسردی بوجود آید.
نوشتن ایمیل فوری با حروف بزرگ
هیچ وقت، هیچ وقت در ایمیل های رسمی از حروف بزرگ استفاده نکنید. بدون در نظر گرفتن فوری بودن ایمیل استفاده از حروف بزرگ باعث می شود که از حرفه ای بودن ایمیل کاسته شود بعلاوه کار بچگانه ای محسوب می شود که می تواند به سابقه ی شما آسیب بزند.
جلوگیری از فرستاده شدن ایمیل در جیمیل
اگر در شرایطی نامطلوب متوجه شدید که در جیمیل، ایمیلی را با اطلاعات نا درست یا گیرنده ای نادرست فرستاده اید می توانید تا ۳۰ ثانیه بعد از فشردن دکمه ی ارسال آن را برگردانید. برای این کار به قسمت Google Labs بروید و دکمه ی Undo Send را غیر فعال کنید. در همین حال به دیگر امکانات Google Labs که ممکن است برای شما مفید باشند نگاهی بیندازید.
parsish.com
